نگرانی بیشتر مردم تعویق در کار و اتلاف وقت است. طی سال‌ها، میلیون ها نکته مدیریت زمان به وسیله صدها نفر بیان شده است. در اینجا به 8 نکته در مورد مدیریت کار آورده شده است که به شما کمک می کند کارهای خود را بدون عقب افتادن انجام دهید و از تعویق در امور شغلی و زندگی شخصی خود جلوگیری کنید.
1. با فکر کردن روی کاغذ کارها را انجام دهید
اگر می خواهید کارها را انجام دهید، کاملا آماده باشید. از قبل، فهرستی از تمام مراحل کار تهیه کنید. پیش از آغاز، کار را به اجزای تشکیل دهنده قسمت کنید. نوشتن جزییات و آمادگی از قبل به شما کمک می کند از تعویق و اتلاف وقت بپرهیزید.
2. با آمادگی کامل وارد شوید
وقتی برای انجام کاری می نشینید یا کاری را آغاز می کنید، اطمینان حاصل کنید که همه چیز در دسترس شماست و مجبور نیستید تا پایان کار برخیزید یا حرکتی بکنید. آمادگی کامل انگیزه ای قدرتمند برای ماندن بر سر کار و ادامه آن تا پایان است.
3. برای شروع یک کار کوچک انجام دهید
یک قانون ۸۰-۲۰ وجود دارد که می گوید اولین ۲۰ درصد کار نشان دهنده ۸۰ درصد ارزش آن کار است. شاید این منظور کنفسیوس بود وقتی که گفت: سفر هزارسنگی با اولین قدم آغاز می شود. وقتی که تنها یک قدم کوچک برای آغاز کاری برمیدارید، می بینید که آن کار تا پایان ادامه می دهید.
4. کار را به “برش های کالباس” تقسیم کنید
همانگونه که هرگز تلاش نمی کنید یک رول کالباس را یکباره بخورید، سعی نکنید تمام کار را در آغاز به اتمام برسانید. گاهی بهترین راه برای توقف در تعویق و تکمیل کاری بزرگ این است که برشی کوچک بردارید و تنها آن قطعه را کامل کنید، همانگونه که یک برش کالباس برمیدارید و آن را می خوردید. وقتی بخشی کوچکی از کار را انتخاب می کنید و خود را مجبور می کنید آن را انجام دهید و پشت سر بگذارید. اغلب نیروی محرکه لازم علیه سکون و توقف تعویق در کار را در اختیارتان قرار می دهد.
5. از تکنیک “پنیر سوئیسی” استفاده کنید
همانگونه که یک قطعه پنیر سوئیسی پر از سوراخ است، به کار خود هم همچون یک قطعه پنیر بنگرید و سوراخ هایی در آن ایجاد کنید. یک بخش پنج دقیقه ای از کار را انتخاب کنید و تنها آن را انجام دهید. نگران کل کار نباشید. برای مثال، اگر می خواهید یک مقاله یا یک کتاب بنویسید، کار را به قطعات کوچک تقسیم کنید تا زمان معینی لازم داشته باشید تا انجام شود و در هر زمان که موقعیت می یابید، تنها بخش کوچکی از آن را انجام دهید.
بسیاری از نویسندگان با نوشتن یک صفحه در روز کار خود را آغاز کرده‌اند. اگر تحقیق می کنید، می توانید هربار که نشسته‌اید یک مقاله بخوانید. بسیاری کار نوشتن کتاب خود را در هواپیما تمام می کنند یا یک دوره تحصیلی را حین فعالیت های دیگر خود می گذرانند. اگر یک سال هر روز یک صفحه می نوشتید، در پایان سال، یک کتاب ۳۶۵ صفحه ای داشتید.
6. کاری که بیشترین ترس و نگرانی را در شما ایجاد می کند انجام دهید
اغلب باید بر ترس از خطا یا طرد شدن از سوی دیگران غلبه کرد. در فروش این ترس و نگرانی در مشتری یابی وجود دارد. در مدیریت، در ایجاد انضباط یا اخراج یک کارمند هست. در ارتباطات، شاید باید مربوط به رو به رو شدن با وضعیت شخصی ناراحت کننده همراه باشد. در هر مورد، اگر ابتدا به انجام هر آنچه بیشترین ترس و نگرانی را در شما ایجاد کرده بپردازید، کارایی بیشتری خواهید داشت. این کار اغلب کنده کار را خرد می کند و ذهن و احساس تان را آزاد می کند تا کارها را انجام دهید.
7. روز خود را با نامطلوب ترین کار آغاز کنید
آن را تمام کنید و پشت سربگذارید. در مقایسه با هرکار دیگری آسان تر بنظر خواهد رسید. در یک بررسی دو گروه افراد باهم مقایسه شدند. یک گروه تمرینی را در صبح آغاز کرد. گروه دوم تمرینی را در شب و پس از کار آغاز کرد. محققان دریافتند افرادی که صبح تمرین می کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که ۶ ماه بعد هم در آن تمرین حضور داشته باشند. آغاز روز با ورزش و تمرین، احتمال بیشتری برای عادت تمرین منظم ایجاد می کند تا اینکه آن را به پایان روز موکول کنند که بهانه آوردن و به تقویق انداختن آن آسان تر است.
8. اگر کار را تمام نکنید، به نتایج منفی آن فکر کنید
اگر این کار طبق برنامه انجام نشود، چه اتفاقی برایتان می افتد؟ ترس و آرزو هردو انگیزه های بزرگی در زندگی انسان هستند. گاهی می توانید با آرزوی پاداش تکمیل کار در خود انگیزه ایجاد کنید. گاهی می توانید با فکر کردن به نتایج منفی و آنچه در صورت عدم انجام کاری که تعهد کرده اید رخ می دهد، به خود انگیزه بدهید.
یادداشتی از برایان تریسی | ترجمه: افسانه محمودی یزدانی (خلاقیت)