ما در طول روز زمان زیادی را صرف انجام امور کم ارزشی میکنیم که نقشی در پیشرفت و موفقیت ما ندارند. و البته که از این اتلاف زمانی آگاه نیستیم. بدین جهت گام نخست مدیریت زمان را «ثبت گزارش فعالیتها» میدانیم!
هنگامی که شروع به ثبت فعالیتهایمان کنیم، با مشخص شدن کارهای کم ارزش و حذف آنها زمان بیشتری برای انجام فعالیتهای ارزشمند بدست خواهیم آورد.
اگر تا به امروز دفترچهای برای ثبت فعالیتهایتان نداشته و این روش را امتحان نکردهاید، نتایج بدست آمده شما را شگفتزده خواهد کرد. برای آشنایی با این روش فوقالعاده تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
دفتر ثبت فعالیتها مدیریت زمان
اگر شرایطی پیش آمده باشد که از دفترچهای برای ثبت فعالیتها استفاده کرده باشید، حتما میدانید که حافظه خودمان در این مورد چندان کارایی ندارد. از این رو، توصیه میشود که همیشه دفترچهای همراه خود داشته باشید تا بتوانید گزارش فعالیتهایتان را در آن مکتوب کنید.
با ثبت این گزارشات، طی چند روز آینده به روندی از فعالیتهای خود پی خواهید برد که به طور حتم برایتان جالب خواهد بود. با کمک این دفتر شاید بفهمید مشکل کمبود زمان شما به خاطر انجام کارهای کم ارزش نیست؛ بلکه کارها را در زمان درست انجام نمیدهید. برای مثال، اگر صبحها انرژی و خلاقیتتان بیشتر است، باید کارهای مهم را به این زمان منتقل کنید و سایر کارها را که به انرژی کمتری نیاز دارند را برای زمان دیگری (بعد از ظهر) نگه دارید.
به بیانی دیگر، اگر در بازه زمانی که اوج انرژی شما محسوب میشود، کاری را طی ۱ ساعت به اتمام برسانید، در بازه زمانی دیگر وقت بیشتری از شما خواهد گرفت. در نتیجه، با اینکه همچنان مشغول به انجام فعالیتهای ارزشمند هستید، اما از حداکثر بازدهی خود به دور خواهید بود.
اگر در ثبت فعالیتها مدیریت زمان صادق باشید، متوجه خواهید شد که کارهای فرعی زیادی انجام میدهید که شما را از انجام کارهای اصلی باز میدارند. برای مثال، شاید در حالت عادی فکر کنید بررسی شبکههای اجتماعی و مطالعه در زمینههای غیرمرتبط (مانند اخبار حوادث) وقت زیادی نمیگیرند، اما «دفتر گزارش فعالیتها» خلاف این تصور شما را نشان خواهد داد. آن وقت میتوانید با حذف کارهای کم ارزش شروع به تغییر در رفتار خود کنید و زمان بیشتری برای انجام فعالیتهای اصلی بدست آورید.
چگونگی ثبت فعالیتها
برای ثبت فعالیتها لازم است که یکسری اطلاعات را در نظر داشته باشید. این اطلاعات شامل موارد زیر میباشد:
- تاریخ و زمان
- شرح فعالیت
- احساسی که دارم
- مدت زمان
- ارزش (زیاد، متوسط، کم، هیچ)
در صورتی که از برنامهای مانند اکسل استفاده میکنید، فایل طرح نمونه که تصویر آن را در بالا مشاهده میکنید، برای دانلود قرار داده شده است. اما اگر بخواهید در دفتر ثبت کنید، خودتان باید صفحه را به قسمتهای گفته شده تقسیم کنید.
اکنون زمان مکتوب کردن است! بدون اینکه تغییری در رفتار خود ایجاد کنید، اطلاعات مربوط به هر فعالیتی را که انجام میدهید را همان لحظه ثبت کنید.
نکته: ستون احساسی که دارم شامل هوشیاری، خستگی، پر انرژی بودن و غیره میشود. اطلاعات این ستون به شما کمک خواهد کرد تا زمانهای بازدهی حداکثری خود را شناسایی کنید.
کاربرد ثبت گزارش فعالیتها (Activity Log)
به طور خلاصه، این کار مهارت مدیریت زمان شما را بهبود میبخشد. کافیست که برای چند روز این کار را انجام دهید و سپس اطلاعات ثبت شده را تحلیل و بررسی کنید؛ از مدت زمانی که صرف کارهای کم ارزش کردهاید شگفت زده خواهید شد!
از طریق تحلیل دفتر گزارشات خواهید فهمید که:
- کارهایی که کمکی به پیشرفت شما نمیکنند را حذف کنید و یا حداقل آنها را به افراد دیگر واگذار کنید. کارهایی که ارزشی ندارند را به طور کامل حذف کنید و کارهای با ارزش پایین را به افراد دیگر واگذار کنید تا خودتان زمان کافی برای پیگیری کارهای با ارزش بالا داشته باشید.
- ساعات افت و خیز بازدهی خود را شناسایی کنید. فایده این کار کمک به برنامهریزی امور میباشد. بدین طریق میتوانید کارهای سنگین و چالشی را جوری برنامه ریزی کنید که در زمان با انرژی بودن انجام دهید.
- برای افزایش تمرکز و بهرهوری انجام کارهای مختلف را به حداقل برسانید. برای مثال، بررسی ایمیلها در ساعتی که مشغول انجام کار اصلی هستید، تمرکز شما را از بین میبرد و باعث اتلاف زمان میشود. پس میتوانید این کار را برای یک ساعت مشخص از روز برنامه ریزی کنید و تا آن زمان دیگر سراغ ایمیل چک کردن نروید.
اگر تجربهای در خصوص مدیریت زمان با ابزار ثبت گزارش فعالیتها دارید، میتوانید از طریق دیدگاهها به اشتراک بگذارید.